Stare dokumenty zalegające w szufladach i segregatorach mogą wydawać się zbędne. Wiele z nich nie ma swoich elektronicznych odpowiedników, więc gdy się ich pozbywasz, pozbawiasz się niektórych świadczeń i praw. Nie ryzykuj, zobacz, które dokumenty powinno się przechowywać nawet przez całe życie.
Niektóre osoby mają tendencję do trzymania każdego dokumentu, nawet takiego, który nie jest już potrzebny. Inni z kolei są bardziej skłonni do wyrzucania wszystkiego, co zalega w szufladach. Zanim jednak przystąpimy do masowego czyszczenia naszych szuflad, warto zastanowić się, które dokumenty mogą nam się przydać w przyszłości, a których rzeczywiście możemy się pozbyć bez obaw.
Dokumenty, które trzeba przechowywać przez całe życie
Niektóre dokumenty mają charakter trwały i nigdy nie powinniśmy pozbywać się ich z naszego domowego archiwum. Są to dokumenty osobiste i formalne, które mogą być potrzebne nawet wiele lat po ich wydaniu. Potwierdzają lata edukacji, stopień wykształcenia oraz staż pracy i doświadczenie zawodowe. Chociaż dzisiaj w większości są wydawane albo przynajmniej duplikowane elektronicznie, dawniej wersja papierowa była jedyną dostępną. Zaliczają się do nich:
- Dokumenty tożsamości, takie jak dowód osobisty, paszport, prawo jazdy;
- Dokumenty medyczne, w tym karty szczepień, skierowania, wyniki badań;
- Akta urodzenia, ślubu, rozwodu;
- Dokumenty związane z nieruchomościami, takie jak akty notarialne, umowy kupna-sprzedaży;
- Umowy kredytowe, leasingowe, ubezpieczeniowe;
- Świadectwa szkolne, dyplomy, zaświadczenia o zatrudnieniu.
Wszystkie te dokumenty są niezbędne w przypadku rozliczeń finansowych, potwierdzenia kwalifikacji, czy też składania różnego rodzaju wniosków urzędowych. Niektóre przydają się nawet do ponownego przeliczania emerytur i zwiększania kwoty świadczenia.
Jak długo przechowywać dokumenty związane z rachunkami domowymi?
Rachunki domowe to jeden z najczęściej spotykanych rodzajów dokumentów, które zbieramy przez lata. Mogą one dotyczyć opłat za media, czynsz, prąd, gaz, telefon, internet i inne usługi. Zazwyczaj trzymamy je „na wszelki wypadek”, ale czy faktycznie wszystkie są potrzebne?
Rachunki związane z opłatami za media powinny być przechowywane przez trzy lata. Wynika to z przepisów o przedawnieniu roszczeń finansowych, które dają usługodawcom czas na ewentualne dochodzenie należności. Ważne jest jednak, by liczyć ten okres od momentu dokonania opłaty, a nie od daty wystawienia rachunku.
Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe, takie jak zeznania podatkowe, PIT-y czy faktury związane z działalnością gospodarczą, obowiązują inne zasady. Te dokumenty należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ta zasada jest istotna w kontekście ewentualnych kontroli podatkowych.
W przypadku dokumentów składanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych okres ich przechowywania zależy od daty ich złożenia. Dokumenty złożone po 1 stycznia 2012 roku należy przechowywać przez pięć lat, natomiast te sprzed tej daty – przez 10 lat. Ważne jest, aby te dokumenty przechowywać szczególnie starannie, gdyż mogą one być kluczowe w przypadku ubiegania się o świadczenia emerytalne czy rentowe.
Jak przechowywać dokumenty, by ich nie zgubić i nie zniszczyć?
Dla efektywnego zarządzania dokumentacją istotna jest jej prawidłowa organizacja. Przechowywanie dokumentów w jednym, dobrze zorganizowanym miejscu, takim jak segregator czy specjalna szuflada, pomoże utrzymać porządek i zapewni łatwy dostęp do nich, gdy będą potrzebne.
Co więcej, unikaj miejsc, w których papier mógłby zawilgnąć albo ulec uszkodzeniu mechanicznemu w inny sposób. Wsuniecie kartek do specjalnych foliowych koszulek powinno pomóc w ochronie przed wysychaniem/płowieniem tuszu. Poza tym dobrą praktyką jest segregowanie dokumentów według ich rodzaju i terminu ważności. Można np. podzielić dokumenty na kategorie takie jak:
- Dokumenty tożsamości;
- Dokumenty medyczne;
- Dokumenty finansowe;
- Umowy i kontrakty;
- Itd.
Co zrobić z dokumentami po zakończeniu ich okresu przechowywania? Jeżeli minął zalecany czas przechowywania dokumentów, a jesteśmy pewni, że nie będą nam one już potrzebne, warto je zniszczyć. Ważne jest jednak, by zrobić to w sposób bezpieczny, zwłaszcza w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, takie jak numery PESEL, adresy czy inne informacje, które mogą zostać wykorzystane w sposób nieuprawniony. Najlepszym rozwiązaniem jest użycie niszczarki, która skutecznie uniemożliwia odtworzenie dokumentów albo spalenie dokumentów.